Что следует знать об электронном документообороте?

313

Несмотря на такие параметры, как комфорт, актуальность и современность не столь огромное количество компаний ведут электронный документооборот. Например, если индивидуальный предприниматель заключает два-три контракта в год, то его может быть не так страшит пару раз отправить документы в печатном виде. Но существуют ситуации, когда электронный документооборот пригождается и является значительно полезным. Как бы то ни было, но большим компаниям неизвлекаемые ключи электронной подписи оказывают помощь в снижении издержек, если объем внешней корреспонденции больше ста документов за месяц и т.д.

Рассмотрим более подробно понятия об электронном документообороте. Стоит начать с того, что электронный документ представляет собой doc- или pdf-файл, что вполне возможно сделать и прочитать в практически каждом редакторе документов. При этом, крайне важно, чтобы такой документ являлся подписанным специально-предназначенной для этого дела электронной подписью. Например, электронную подпись допускается возможным прикрепить к практически всякому документу, после которой документ допускается смело считать подписанным. Вдобавок, документ возможно прочесть и без наличия подписи. В общем, подпись считается гарантом того, что перед Вами именно тот конкретный документ, в том самом виде, в коем он и был отправлен. Если в документе попробовать что-либо изменить и сохранить, то переменится набор битов, то есть подпись будет считаться недействительной.

Но где можно взять электронную подпись? Таковую подпись принято покупать в специализированном удостоверяющем центре. Для этого необходимо лишь найти удобный для Вас центр в своем городе. И, при этом, крайне важно, чтобы центр был аккредитован благодаря Министерству связи. Таким образом, следует правильным образом оформить заявку на официальном сайте, написать реквизиты собственной компании, следующим этапом получить счет и заплатить за услугу. Далее, последует Вам приглашение в офис, чтобы получить ключ. При приобретении сертификата обычно также проверяют паспорт и реквизиты фирмы. Последним этапом ключ загружает на Ваш съемный носитель.